E-Mail-Adresse wechseln: Postfach umziehen, ohne Mails zu verlieren

Eine E-Mail-Adresse hält oft länger als das Auto, und irgendwann kommt trotzdem der Punkt, an dem sie weg soll: Der Provider wird teurer, die Adresse aus Studienzeiten ist peinlich geworden, oder der Arbeitgeber wechselt. Der Umzug selbst ist keine große Sache, aber er zieht sich über Wochen, und wer ihn in der falschen Reihenfolge angeht, verliert entweder alte Mails oder den Zugang zu Konten, die an der alten Adresse hängen. Ich habe das zweimal gemacht und mir dabei eine Reihenfolge angewöhnt, die beides verhindert.

Zwei Dinge, die getrennt betrachtet werden müssen

Ein Postfachumzug besteht aus zwei Aufgaben, die nichts miteinander zu tun haben. Die eine ist der Bestand: alte Mails, Ordner, Adressbuch. Die andere sind die Konten, die auf die Adresse zeigen, also alles von der Bank über den Stromanbieter bis zum Streamingdienst. Die erste Aufgabe ist an einem Abend erledigt. Die zweite dauert Monate, weil man nie alle Konten im Kopf hat.

Entscheidend ist deshalb, dass die alte Adresse während der ganzen Zeit erreichbar bleibt. Kündigen ist der letzte Schritt, nicht der erste. Bei kostenlosen Freemail-Postfächern kostet das Liegenlassen nichts, bei einem Anbieter mit Vertrag lohnt sich der günstigste Tarif für ein weiteres Jahr.

Der Umzug Schritt für Schritt

1. Neue Adresse anlegen und dabei den Namen mit Bedacht wählen. Sie soll am Telefon buchstabierbar sein und in zehn Jahren noch passen. Bei eigener Domain ist man unabhängig vom Anbieter, muss die Domain aber verlängern, sonst ist die Adresse eines Tages weg.
2. Beide Postfächer in ein Mailprogramm einbinden, per IMAP. Thunderbird eignet sich gut dafür, weil es beide Konten nebeneinander in der Ordnerliste zeigt.
3. Ordner kopieren. Im alten Konto die Ordner markieren und in das neue Konto ziehen. Das Programm lädt jede Mail herunter und lädt sie beim neuen Anbieter wieder hoch, was bei einem gewachsenen Postfach durchaus eine Nacht dauern kann. Am Ende einzelne Ordner stichprobenartig auf die Anzahl der Nachrichten prüfen.
4. Adressbuch und Filter mitnehmen. Kontakte lassen sich fast überall als vCard oder CSV exportieren und beim neuen Anbieter importieren. Filterregeln muss man in der Regel neu anlegen, sie sind selten übertragbar.
5. Weiterleitung einrichten im alten Postfach, auf die neue Adresse. Ab hier kommt nichts mehr abhanden, auch wenn man ein Konto übersieht.
6. Konten umstellen, sortiert nach Wichtigkeit. Erst die Konten, über die Geld oder Identität laufen: Bank, Zahlungsdienstleister, Behördenportale, der Provider selbst. Danach Einkauf, Reise, Streaming, Foren.
7. Prüfen, wo die alte Adresse als Wiederherstellungsadresse hinterlegt ist. Dieser Punkt wird am häufigsten vergessen und ist der gefährlichste, denn er fällt erst auf, wenn man ausgesperrt ist und der Zurücksetzen-Link an ein Postfach geht, das es nicht mehr gibt.
8. Erst nach zwölf Monaten kündigen, und vorher noch einmal in die Weiterleitung schauen: Was in den letzten Wochen noch ankam, ist genau die Liste der Konten, die man vergessen hat.

Wie man die vergessenen Konten findet

Statt aus dem Gedächtnis zu arbeiten, durchsucht man besser das alte Postfach. Suchbegriffe wie „Willkommen“, „Registrierung“, „Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse“ oder „Passwort zurücksetzen“ fördern erstaunlich viel zutage. Ergänzend hilft die Liste gespeicherter Zugangsdaten im Passwortmanager oder im Browser, denn dort steht meist auch die verwendete Adresse.

Wer die Gelegenheit nutzt, räumt gleich auf: Konten, die seit Jahren niemand mehr braucht, werden nicht umgestellt, sondern gelöscht. Das ist die eine Sache, die ein Umzug angenehm macht.

Die Stolperstellen

Beim Kopieren über IMAP bremsen manche Anbieter den Zugriff aus, wenn zu viele Nachrichten am Stück angefordert werden. Dann bricht der Vorgang mittendrin ab. In dem Fall hilft es, ordnerweise statt auf einen Schlag zu kopieren und dem Programm Zeit zu lassen.

Konten mit Zwei-Faktor-Anmeldung brauchen besondere Aufmerksamkeit, weil die Adresse dort oft gleichzeitig Anmeldename und Notausgang ist. Hier gilt dieselbe Regel wie beim Wechsel der Authenticator-App: erst die Wiederherstellungscodes sichern, dann umstellen, dann testen. Bei Diensten, die Passkeys unterstützen, ist der Umzug deutlich entspannter, weil die Anmeldung nicht mehr an der Mailadresse hängt.

Und weil das kopierte Postfach danach ausschließlich beim neuen Anbieter liegt, gehört es in die regelmäßige Datensicherung. Ein lokales Mailprogramm, das die Ordner offline vorhält, erledigt das nebenbei; wichtiger ist, dass die Sicherung des Rechners diese Daten auch tatsächlich erfasst.

Was nach dem Umzug übrig bleibt, ist ein Postfach, das man sich selbst eingerichtet hat, statt es geerbt zu haben. Bei mir hat sich der Aufwand allein dadurch gelohnt, dass die Werbung von zwei Dutzend Diensten, die ich nie wieder brauchen werde, mit der alten Adresse verschwunden ist.